Vérifier qu'une entreprise est active

Cette page s'adresse à vous si vous devez confirmer qu'une entreprise québécoise existe toujours et qu'elle est en règle avec le registre, avant de signer, de payer un acompte ou d'engager une réclamation. Elle explique où regarder, dans quel ordre, et comment interpréter les mentions que vous allez lire.

Une entreprise peut avoir une vitrine, un site web soigné, une page sur les réseaux sociaux et une boîte vocale qui répond, et pourtant ne plus être immatriculée. L'inverse existe aussi : une société parfaitement immatriculée peut avoir cessé toute activité commerciale depuis longtemps. Le registre ne mesure pas la vitalité d'un commerce, il consigne un état administratif.

C'est quand même l'information la plus utile dont vous disposez gratuitement, à condition de savoir ce qu'elle dit et ce qu'elle ne dit pas. Au Québec, la source officielle est le Registraire des entreprises, qui tient le registre des entreprises du Québec, le REQ.

Ce que « active » veut dire au registre

Dans le langage courant, une entreprise active est une entreprise qui fonctionne. Au registre, le mot désigne autre chose : l'entreprise est inscrite, son immatriculation tient toujours, et elle n'a pas été radiée ni dissoute. Ce statut découle d'une série de déclarations déposées par l'entreprise elle-même, notamment une déclaration périodique qui confirme ou corrige les renseignements inscrits.

Le registre affiche donc un état, et parfois un motif. Voici les grandes familles de mentions que vous pouvez rencontrer et ce qu'elles signifient en pratique.

• Immatriculée : l'inscription est en vigueur. C'est le point de départ normal d'une relation d'affaires.
• En défaut de déclaration : l'inscription tient, mais des déclarations attendues n'ont pas été déposées. L'entreprise existe encore, elle est simplement en retard sur ses obligations d'information. Un retard isolé n'est pas un drame, un défaut persistant mérite une question.
• Radiée : l'immatriculation a pris fin. Cela peut résulter d'une démarche volontaire de l'entreprise ou d'une radiation d'office prononcée par le Registraire après des défauts répétés. Une radiation n'efface pas nécessairement les engagements pris avant elle.
• Dissoute : pour une personne morale, l'existence juridique elle-même a pris fin. Contracter avec une entité dissoute ne repose sur rien de solide.
• En liquidation, en faillite, en fusion : la structure est en transformation. Les droits et obligations peuvent passer à une autre entité, ou être administrés par un tiers.
• Aucune fiche trouvée : soit l'entreprise n'a jamais été immatriculée, soit vous ne cherchez pas sous le bon nom.

Comment vérifier, étape par étape

La vérification prend quelques minutes. L'ordre compte, parce qu'une mauvaise identification au départ fausse tout le reste.

• Rassemblez ce que vous avez : le nom exact tel qu'il apparaît sur une facture, un devis, un contrat ou une soumission, et le numéro d'entreprise du Québec s'il y figure. Le numéro est de loin le point d'entrée le plus fiable.
• Ouvrez le service de recherche du Registraire des entreprises. C'est la seule source qui reflète l'état courant du registre. Les annuaires commerciaux, les fiches de cartographie et les répertoires sectoriels recopient des données et prennent du retard.
• Cherchez d'abord par numéro. Si vous ne l'avez pas, cherchez par nom, puis par nom partiel si la recherche exacte ne donne rien. Un accent, un trait d'union ou un mot comme « inc. » peuvent suffire à faire échouer une recherche stricte.
• Ouvrez l'état de renseignements et lisez le statut d'immatriculation, ainsi que la date de la dernière mise à jour ou de la dernière déclaration déposée.
• Vérifiez que le nom, l'adresse du domicile et le secteur d'activité inscrits correspondent à l'entité avec qui vous traitez, et pas seulement à un nom qui se ressemble.
• Conservez une copie de ce que vous avez consulté, avec la date. Si une question surgit plus tard, vous saurez sur quoi vous vous étiez basé.
• Si le statut vous inquiète ou si la fiche est ambiguë, posez la question directement à l'entreprise avant de conclure quoi que ce soit. Une explication simple existe souvent.

Ce qui trompe le plus souvent

La plupart des erreurs d'interprétation ne viennent pas du registre, mais de ce qu'on croit y avoir lu.

• Les homonymes. Plusieurs entreprises peuvent porter des noms quasi identiques, à un mot ou à une ville près. Les noms génériques bâtis autour d'un métier et d'une région sont particulièrement propices à la confusion. Le numéro d'entreprise tranche, le nom seul ne tranche jamais.
• Le nom d'affaires contre le nom légal. L'enseigne sur la façade et le nom qui signera le contrat sont souvent deux choses différentes. Une recherche sous l'enseigne peut ne rien donner alors que l'entité existe bel et bien sous une dénomination numérique ou sous un autre nom.
• La survivance en ligne. Une entreprise radiée ou dissoute conserve longtemps son site web, ses fiches dans les annuaires, ses avis de clients et parfois son numéro de téléphone. La présence en ligne n'est jamais une preuve d'existence juridique.
• La confusion entre inactif et radié. Une société peut être immatriculée, en règle, et ne plus rien faire depuis des années. Le registre ne dit rien du volume d'activité ni de la santé financière.
• Les données périmées ailleurs. Adresses, numéros et heures d'ouverture recopiés dans des répertoires tiers vieillissent vite. Pour un service de santé, une adresse périmée envoie quelqu'un au mauvais endroit : vérifiez toujours auprès de l'établissement ou du répertoire officiel du réseau.
• L'illusion que « active » veut dire « fiable ». Le statut confirme une inscription, pas une réputation, pas une solvabilité, pas une assurance en vigueur, pas un permis sectoriel.

Quand un statut inattendu apparaît

Une mention de radiation ou de défaut n'est pas la fin de la discussion, mais elle change la nature de la conversation. Demandez à votre interlocuteur sous quelle entité il contracte, et faites correspondre cette entité à la fiche que vous avez consultée. Si le nom sur le contrat ne se retrouve nulle part au registre, c'est le signe qu'il faut clarifier avant de s'engager.

Une entreprise radiée peut, dans certains cas, demander sa remise en vigueur auprès du Registraire. Des conditions et un délai sont prévus pour ce type de démarche. Comme les règles varient selon la forme juridique et le motif de la radiation, adressez la question au Registraire ou à un conseiller de votre choix plutôt qu'à un article général.

Questions fréquentes

Une entreprise radiée peut-elle encore m'envoyer une facture ?

Une facture peut arriver malgré une radiation, et une radiation n'annule pas automatiquement les engagements pris auparavant. Mais vous avez le droit de savoir quelle entité est derrière le document. Demandez le numéro d'entreprise et le nom légal, puis comparez avec la fiche du registre. Si rien ne concorde, obtenez des explications écrites avant de payer.

Le registre me dit qu'une entreprise est immatriculée, est-ce suffisant pour signer ?

Non. Le statut confirme seulement que l'inscription est en vigueur. Il ne dit rien de la solvabilité, des assurances, des licences sectorielles ni de la qualité du travail. Traitez la vérification au registre comme une étape parmi d'autres, aux côtés des permis applicables à l'activité et des références.

Je ne trouve aucune fiche au nom que j'ai. Que faire ?

Essayez une recherche partielle, retirez les mots comme « inc. » ou « enr. », testez les variantes avec et sans accents, et cherchez la version sans l'enseigne commerciale. Si vous avez une facture, le numéro d'entreprise y figure souvent. Il se peut aussi que l'activité ne soit pas soumise à l'immatriculation : la page sur qui doit s'immatriculer explique les cas courants.