Cette page s'adresse à vous si une société que vous ne connaissez pas vous demande de signer un contrat ou de verser un acompte. Elle décrit les vérifications qu'on peut faire soi-même, dans quel ordre, et ce qu'elles permettent réellement de conclure.
Une soumission bien présentée, un site web soigné et un interlocuteur agréable ne disent rien de l'existence légale de l'entreprise qui vous sollicite. Ces éléments sont faciles à produire. L'inscription au registre des entreprises, elle, laisse une trace consultable par tout le monde.
La vérification préalable ne remplace pas le jugement ni un avis professionnel. Elle sert à écarter les situations les plus évidentes : une société qui n'existe pas sous le nom annoncé, une inscription qui n'est plus active, une adresse qui ne correspond à rien de ce qu'on vous a dit.
Ce qu'une vérification au registre vous apprend, et ce qu'elle ne dit pas
Le Registraire des entreprises du Québec tient le registre des entreprises, souvent appelé le REQ. On y retrouve, pour chaque entreprise immatriculée, un numéro d'entreprise du Québec (le NEQ), une dénomination légale, un statut d'immatriculation, une adresse de domicile, une forme juridique et l'identité des personnes déclarées comme administrateurs ou associés.
Ce que le registre confirme, c'est l'existence administrative d'une entreprise et l'état de ses déclarations. Ce qu'il ne confirme pas, c'est la compétence, la solvabilité, la qualité du travail ou la détention des permis sectoriels exigés pour certains métiers. Une société parfaitement en règle au registre peut très bien mal exécuter un contrat.
Autrement dit, la vérification au registre est un filtre de départ. Elle est rapide, gratuite et elle élimine une partie du risque. Elle ne remplace pas les références, les preuves d'assurance ou les permis propres au secteur concerné.
Les vérifications à faire, dans l'ordre
L'idée est de partir de ce que vous avez sous la main, généralement un nom et un numéro de téléphone, et de remonter jusqu'à une inscription officielle.
- Demandez le nom légal complet et le NEQ. Une entreprise immatriculée les connaît et n'a aucune raison de refuser de les donner. Un refus ou une hésitation est en soi une information.
- Cherchez l'inscription au registre du Registraire des entreprises. La recherche par NEQ est la plus fiable, parce que ce numéro ne désigne qu'une seule inscription.
- Vérifiez le statut d'immatriculation. Une inscription active, radiée ou en processus de radiation ne dit pas la même chose sur la situation de votre interlocuteur.
- Comparez la dénomination inscrite avec celle qui figure sur la soumission, le contrat, la facture et le site web. Elles devraient se recouper.
- Regardez l'adresse du domicile déclaré et la date de la dernière mise à jour des informations. Une déclaration ancienne mérite une question de plus.
- Notez les noms des administrateurs ou de la personne responsable, et voyez s'ils correspondent à celui qui signe le contrat.
- Vérifiez séparément ce qui ne relève pas du registre : permis sectoriel, licence, couverture d'assurance responsabilité. Ces renseignements se demandent directement et se confirment auprès de l'organisme qui les délivre.
- Conservez une copie de ce que vous avez consulté, avec la date. Si un différend survient, vous saurez quelle information était affichée au moment de signer.
Ce qui trompe le plus souvent
Le nom d'entreprise utilisé dans la publicité n'est pas toujours le nom légal. Une société peut exercer sous plusieurs noms déclarés, et le contrat, lui, engage l'entité légale. Si la soumission ne porte qu'un nom commercial, demandez la dénomination complète et rapprochez les deux.
Les homonymes sont fréquents. Des dénominations très semblables, parfois distinguées par un seul mot ou une seule abréviation, appartiennent à des entreprises sans aucun lien entre elles. Une vérification faite sur le mauvais dossier vous rassure à tort. Le NEQ règle la question.
Une société radiée peut continuer d'apparaître un bon moment ailleurs : sites d'annonces, annuaires, fiches de commerces, pages de médias sociaux, cartes en ligne. Ces sources ne se mettent pas à jour en même temps que le registre et parfois jamais. Le fait qu'une entreprise soit visible sur le web ne prouve pas qu'elle est toujours immatriculée.
Une adresse inscrite au registre n'est pas nécessairement un lieu d'affaires ouvert au public. Il peut s'agir du domicile d'un dirigeant ou du bureau d'un mandataire. L'écart entre cette adresse et celle du chantier ou de la boutique n'est pas anormal en soi, mais il vaut la peine d'être compris.
Enfin, méfiez-vous de l'urgence. La pression pour signer vite ou pour verser un acompte immédiat par un moyen de paiement difficile à retracer est l'élément le plus souvent présent dans les mauvaises histoires.
Quand l'information ne concorde pas
Une divergence n'est pas automatiquement un signe de mauvaise foi. Un changement d'adresse récent, une réorganisation ou une simple erreur de transcription expliquent bien des écarts. Posez la question et voyez si la réponse tient.
Si votre interlocuteur ne peut pas expliquer pourquoi le nom du contrat ne correspond à aucune inscription, ou pourquoi l'entreprise apparaît comme radiée, vous avez une raison suffisante de suspendre la signature. Le registre étant public, il n'y a pas d'ambiguïté sur ce qui y figure : c'est au vendeur de clarifier.
Pour toute question sur l'interprétation d'une inscription, sur une correction à y apporter ou sur les suites d'un contrat déjà signé, adressez-vous au Registraire des entreprises du Québec ou à un professionnel. Cette page explique comment lire l'information publique, rien de plus.
Questions fréquentes
Une entreprise peut-elle refuser de me donner son NEQ ?
Rien ne l'oblige à vous répondre dans une conversation, mais le NEQ et la dénomination légale sont des renseignements publics, consultables par n'importe qui au registre. Un refus de les fournir n'a donc pas de justification pratique et mérite d'être noté.
Le registre me dit-il si l'entreprise est solvable ou fiable ?
Non. Le registre confirme l'existence et le statut d'une inscription, pas la santé financière ni la qualité du travail. Pour cela, il faut des références de clients, des preuves d'assurance, les permis exigés dans le secteur et, au besoin, l'avis d'un professionnel.
Dois-je vérifier aussi pour un travailleur autonome ?
Tout le monde n'est pas tenu de s'immatriculer, donc l'absence d'inscription n'est pas nécessairement anormale pour une personne qui exerce en son propre nom. Dans ce cas, appuyez-vous sur l'identité de la personne, un contrat écrit clair et les preuves d'assurance ou de permis applicables.
