Vous cherchez une entreprise au registre et vous ne la trouvez pas. Avant de conclure qu'elle n'existe pas, il faut savoir qui est tenu de s'y inscrire et qui ne l'est pas. Cette page explique les grandes catégories et vous montre comment vérifier par vous-même auprès du Registraire des entreprises.
L'immatriculation est la formalité par laquelle une personne ou une société se fait inscrire au registre des entreprises du Québec. Cette inscription est publique : c'est elle qui rend consultables le nom, l'adresse et les personnes liées à l'entreprise.
Toutes les activités économiques ne passent pas par là. Certaines formes d'exploitation sont dispensées, d'autres relèvent d'un régime distinct. Savoir laquelle vous avez devant vous évite de tirer de mauvaises conclusions d'une recherche infructueuse.
Ce que l'immatriculation veut dire
S'immatriculer, c'est se déclarer au Registraire des entreprises du Québec et obtenir un numéro d'entreprise du Québec, le NEQ. Ce numéro suit l'entreprise pendant toute sa vie et sert de clé de recherche dans le registre.
L'immatriculation n'est pas une autorisation d'exercer, ni une garantie de qualité, ni un permis. Elle ne dit pas qu'une entreprise est solvable ou compétente. Elle dit seulement qu'une déclaration a été faite et qu'un dossier public existe, avec un nom, une adresse et des personnes responsables.
Il ne faut pas confondre l'immatriculation avec la constitution en société. Constituer une société, c'est créer une personne morale. L'immatriculer, c'est l'inscrire au registre public québécois. Une société peut être constituée ailleurs qu'au Québec et devoir malgré tout s'inscrire ici si elle y exerce une activité.
Les grandes catégories tenues de s'inscrire
En règle générale, on retrouve au registre les formes suivantes. La liste ci-dessous donne les repères courants, mais le texte de loi et les cas particuliers relèvent du Registraire, qui est la seule source à jour.
- Les sociétés par actions constituées au Québec, et celles constituées ailleurs qui exercent une activité au Québec.
- Les sociétés de personnes, comme la société en nom collectif ou la société en commandite.
- Les personnes physiques qui exploitent une entreprise individuelle sous un nom qui ne comprend pas leur nom de famille et leur prénom.
- Les coopératives et un large éventail de personnes morales sans but lucratif constituées au Québec.
- Les fiducies exploitant une entreprise à caractère commercial, dans les cas prévus.
Les cas qui ne figurent pas au registre
Plusieurs situations parfaitement légitimes n'apparaissent pas au registre des entreprises, ou apparaissent sous une forme que vous n'attendiez pas.
Le cas le plus fréquent est celui du travailleur autonome qui exerce sous son propre nom, prénom et nom de famille réunis. Il n'a pas à s'immatriculer, donc aucune recherche par nom commercial ne le trouvera. Cela ne dit rien de la validité de son travail.
Certaines associations, certains organismes créés par une loi particulière, les entités relevant d'un autre palier de gouvernement et divers établissements publics suivent un régime propre. Vous les cherchez dans des répertoires sectoriels plutôt qu'au registre des entreprises.
Enfin, une entreprise peut avoir été immatriculée puis radiée. Son dossier reste consultable, mais son statut change. La page sur la vérification du statut actif explique comment lire cette distinction.
Comment vérifier si une entreprise est immatriculée
La démarche est la même que vous ayez un nom, un numéro ou une simple adresse.
- Rassemblez ce que vous avez : nom affiché sur la facture ou le contrat, NEQ s'il est imprimé quelque part, ville, secteur d'activité.
- Rendez-vous au service de recherche du Registraire des entreprises du Québec. C'est la source officielle et elle est gratuite à consulter.
- Si vous détenez le NEQ, cherchez par ce numéro : c'est la méthode la plus fiable, puisqu'un NEQ ne désigne qu'un seul dossier.
- Sinon, cherchez par nom. Essayez la forme complète, puis une forme abrégée, puis un mot distinctif seul, car l'orthographe déposée diffère souvent de celle affichée en vitrine.
- Ouvrez la fiche et lisez l'état de renseignements : forme juridique, statut, adresse du domicile, noms déclarés, personnes liées.
- Si rien ne sort, demandez-vous si vous avez affaire à une personne exerçant sous son propre nom, à une entité relevant d'un autre régime, ou simplement à une graphie différente.
Ce qui trompe le plus souvent
L'absence au registre est rarement une preuve de quoi que ce soit. Elle signifie d'abord que votre recherche n'a pas abouti. Les erreurs classiques sont faciles à repérer une fois qu'on les connaît.
Le nom affiché n'est pas le nom légal. Une bannière, une enseigne ou un nom de commerce peut être déclaré comme autre nom utilisé, ou ne pas l'être du tout. Cherchez aussi le nom de la personne morale qui exploite, souvent inscrit en petits caractères au bas d'une facture.
Les homonymes sont nombreux. Des raisons sociales très proches coexistent dans des villes différentes, parfois dans la même. Sans le NEQ, confirmez l'adresse du domicile et les personnes liées avant de conclure que vous tenez la bonne entreprise.
Une société radiée peut continuer de figurer sur des annuaires, des sites tiers ou des cartes en ligne longtemps après sa radiation. Le registre officiel prime sur toute autre source, y compris sur une page web bien référencée.
Enfin, une entreprise constituée ailleurs au Canada peut être bien réelle sans apparaître comme vous l'imaginiez. Vérifiez si elle s'est inscrite au Québec pour y exercer, et au besoin consultez aussi le registre de sa juridiction d'origine.
Questions fréquentes
Je ne trouve pas l'entreprise au registre. Est-elle illégale ?
Pas nécessairement. Elle peut être exploitée par une personne qui utilise son propre prénom et nom de famille, relever d'un autre régime d'inscription, ou être enregistrée sous une graphie différente de celle que vous cherchez. Reprenez la recherche avec un mot distinctif seul, puis validez auprès du Registraire des entreprises si le doute persiste.
Une entreprise d'une autre province doit-elle s'immatriculer au Québec ?
Une société constituée ailleurs qui exerce une activité au Québec est généralement tenue de s'y inscrire. Les critères et les situations particulières sont définis par le Registraire, qui demeure la référence. Si vous ne trouvez rien au Québec, consultez aussi le registre de la juridiction où la société a été constituée.
Un organisme sans but lucratif figure-t-il au registre ?
Beaucoup de personnes morales sans but lucratif constituées au Québec y figurent et possèdent un NEQ. D'autres entités, créées par une loi particulière ou relevant d'un autre palier, suivent un régime distinct et se cherchent dans des répertoires sectoriels. Vérifiez d'abord au registre, puis élargissez aux annuaires spécialisés.
